Macros en Excel: Qué son y qué ventajas tienen

En este artículo vamos a explicarte qué son las Macros en Excel, cuales ventajas tiene y el uso que les puedes dar. Las macros son automatizaciones que puedes configurar para repetir tareas complejas todas las veces que quieras sin tener que repetirlas una y otra vez. Se trata de un robot que te puede ahorrar bastante tiempo en el caso de que trabajes a menudo con Excel y tengas que realizar las mismas tareas o procesos de forma recurrente.

Esta herramienta tiene decenas de usos, aunque todo dependerá de lo que suelas hacer siempre en Excel.

¿Qué son las macros?

En palabras simples, una macro es un conjunto de comandos que se almacena en un archivo de Excel para que el usuario la ejecute cuando lo desee. El objetivo principal de esta funcionalidad es agilizar los flujos de trabajo mediante la automatización de tareas monótonas, repetitivas y rutinarias. Por ejemplo, si el usuario realiza un reporte de ventas todas las mañanas en el que usa el mismo formato y fórmulas, puede crear una macro para automatizar esta tarea, ahorrando tiempo y evitando errores por concepto de digitación.

Cuando creas un macro, Excel grabará todos los clics del ratón o las pulsaciones de las teclas que realices durante el proceso de creación, y es esto lo que luego repetirá. Después de crear la macro, también podrás modificarla para realizar pequeños cambios con los que puedas ajustar mejor o perfeccionar las tareas que realizas.

¿Cuáles son las ventajas de usar macros en Excel?

Entre las ventajas de utilizar los macros está la reducción de la tasa de errores, ya que los pasos que hay que dar están grabados y hay menos opciones de que te equivoques en alguno de ellos. También ayudan a reducir el tiempo de trabajo al acelerar algunos procesos, y aumentan la utilidad de Excel haciendo más accesibles algunas acciones o pudiendo simplemente crear atajos de teclado para ellas.

Esta herramienta emplea el lenguaje de scripts Visual Basic for Applications (VBA), permitiendo al usuario crear nuevas funciones (algoritmos) a la hora de realizar cálculos. De esa manera, se accede a importantes beneficios, como:

• Ahorro de tiempo de trabajo: al automatizar esas tareas rutinarias y/o agregar nuevas funciones a la plantilla de Excel, la persona ahorra tiempo en la ejecución de su trabajo.

• Reducción de la tasa de errores: el 90% de las hojas de cálculo tienen errores o fallas asociadas al ingreso manual de datos y a la copia de importes incorrectos. Utilizando macros, ese riesgo se reduce drásticamente.

• Aumento de la utilidad de Excel: como ya se señaló, con Visual Basic el usuario no solo puede programar macros, sino que también puede desarrollar nuevas funciones de acuerdo con sus necesidades de trabajo.

Usos de las macros

Crear reportes automáticamente

Excel también se utiliza para preparar informes que deben enviarse a los clientes o que son necesarios para el consumo interno. Dependiendo de la frecuencia y del tiempo invertido en la preparación de dicho informe, podría tener sentido desde el punto de vista comercial automatizar por completo el proceso de preparación. De modo que tenga el resultado final listo para ser enviado con sólo pulsar un botón.

Dar formato rápido a informes

Los reportes automáticos deben incluir un formato, un diseño de portada, logo, colores, tipos de letra y más. Con las macros de Excel también es posible realizar estas tediosas actividades en cuestión de segundos. Bastará con crear el diseño que deseas una sola vez, y te olvidas de volver a dar ese formato a tus informes.

Crear funciones personalizadas

Las macros en Excel también nos sirven para crear funciones personalizadas en Excel que nos ayudarán a realizar los cálculos más complejos desde una fórmula que sólo tú conocerás y diseñada por y para ti. Es uno de los mejores beneficios que nos regalan las macros, hacer más fácil nuestro trabajo en Excel.

Aprender a hacer macros no es difícil. Lo que sí es un poco complejo es pulir las habilidades de programación, algo en lo que un curso de Macros en Excel es ideal, ya que permite adquirir el conocimiento necesario para dominar esta herramienta.

Un curso de Macros en Excel aporta los conocimientos teóricos y prácticos referentes al uso de macros (creación, grabación, diseño, edición). Luego, con la práctica diaria, el alumno puede convertirse en un experto en el tema y, por lo tanto, en un profesional altamente valorado por las empresas.