Desde que la industrialización llegó las actividades que componen una empresa se han visto beneficiadas por ella. Conocer cómo la automatización de procesos ayuda al desarrollo de la empresa es una ventaja para empresarios de diferentes índoles. En este artículo queremos darte las razones por las qué deberías comenzar a automatizar los procesos de tu organización.
Automatizar procesos que hasta ese momento se han realizado de forma manual nos asegura ahorrar costes, tiempo y, además, ser mucho más eficaces a la hora de realizar el trabajo diario.
¿En qué consiste automatizar los procesos?
Automatizar los procesos en una empresa no es más que integrar la tecnología de softwares o maquinaria para hacer algunas actividades más rápidas, a un menor costo y aumentado la productividad.
En general, todas las actividades que lleva a cabo una persona dentro de la empresa tienen el objetivo de soportar un proceso, que puede estar o no formalizado, pero siempre nos indicará como se encuentra la información dentro de la organización.
Cuando los procesos se encuentran definidos y se tiene claro qué personas, de que áreas y las tareas que realizan dentro del proceso, se conoce mejor la información que introduce, como se transforma y como se entrega al finalizar. En ese momento la empresa puede empezar a plantearse las necesidades o los beneficios que supone automatizar.
Razones por las qué deberías comenzar a automatizar
Reducción de costos: Los recursos utilizados probablemente se reducirán. Además, los colaboradores podrán utilizar su tiempo para resolver tareas más importantes.
Se evitarán errores: Automatizando los procesos se podrá reducir notablemente los errores que se cometen por las personas.
Permite trazar mejor el proceso: Al automatizar, se puede revisar en cualquier momento en que parte de la ejecución se encuentra una tarea.
Soluciones inmediatas: Los resultados estarán siempre actualizados y se podrán revisar en tiempo real.
Realizar seguimiento: permite seguir la trazabilidad del proceso en todo momento.
Mejora la comunicación: De igual forma, se podrán sincronizar de mejor manera diferentes sectores de la empresa, mejorando la comunicación, evitando errores y aumentando la velocidad de procesamiento de datos.
Identificación de fallas: También ayuda a localizar las fallas que hay en algún proceso y a mejorarlas de manera más inmediata.
¿Cómo sé si mi empresa necesita automatización?
Si tuviéramos que responder a esa pregunta rápidamente, la respuesta sería que siempre se necesita. Después de todo, ¿Qué empresa no se beneficiaría de acelerar sus procesos, eliminar errores o ganar calidad?
Pero existen algunos síntomas que muestran que tu empresa necesita automatizar sus procesos, por ejemplo:
Ruidos de comunicación: si el sector de Compras envió la solicitud de aprobación del presupuesto y no recibió respuesta, esto es una señal de que alguna etapa del proceso se perdió en el camino. Sin embargo, con la automatización de procesos eso no sucede.
Procesos no estándar: la falta de estandarización en los procesos abre la puerta a fallas, desperdicios y reelaboraciones, por lo que es importante definir reglas a seguir y automatizar. Si una tarea se realiza de forma no estándar, el sistema puede evitar que continúe y falle.
Dificultad para encontrar problemas: si la productividad está disminuyendo, pero no entiendes por qué, sé que la automatización de procesos te ayuda a identificar exactamente en qué paso del flujo de trabajo hubo un error.
Toma de decisiones sin fundamento: si tu gerencia toma decisiones basadas en sensaciones, ten la seguridad de que estás perdiendo una ventaja competitiva. Automatizando tus procesos es posible extraer datos y gráficos para un análisis más profundo, ampliando la inteligencia empresarial de la empresa.
Después de haber leído este artículo ¿ya conociste las razones por las que deberías automatizar los procesos de tu empresa? En Clase de Excel puedes realizar una automatización a tu medida, contamos con un gran equipo que puede ayudarte a ser más eficiente.